2.6 Mejoria de los sistemas y diseño de sistemas

MEJORAMIENTO DE SISTEMAS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Muchos de los problemas que surgen en los sistemas, se derivan de la incapaci­dad de los administradores, planificadores, analistas y otros similares, para diferen­ciar entre mejoramiento de sistemas y diseño de sistemas. El mejoramiento significa la transformación o cambio que lleva a un sistema más cerca del estándar o de la condición de operación normal. El concepto de mejoramiento lleva la connotación de que el diseño del sistema está definido y que se han establecido las normas para su operación. La palabra mejoramiejnto no tiene implicaciones éticas respecto de que el cambio proclamado sea bueno o malo. Se puede "mejorar" la operación de un sin­dicato del crimen, así como la operación de una escuela. El tema de distinguir entre transformaciones benéficas o dañinas a la sociedad es, sin duda, una pregunta importante, pero esta se estudiara posteriormente en el libro.

El diseño también incluye transformación y cambio, pero el diseño de sistemas difiere tanto del mejoramiento de sistemas, que la totalidad de este libro está escrito para enfatizar las diferencias en el intento, alcance, metodología, moralidad y resul­tados entre el mejoramiento y el diseño. El diseño es un proceso creativo que cues­tiona los supuestos en los cuales se han estructurado Ias formas antiguas. Este demanda una apariencia y enfoque totalmente nuevos, a fin de producir soluciones innovadoras con la inmensa capacidad de curar las enfermedades de la actualidad. Los métodos científicos que conducen hacia el mejoramiento de sistemas tienen su origen en el método científico y se conocen como paradigma de la ciencia. Aque­llos que conducen hacia el diseño de sistemas, se derivan de la teoría general de sis­temas y se conocen como el paradigma de sistemas.

MEJORAMIENTO DE SISTEMAS

El mejoramiento de los sistemas se refiere al proceso de asegurar que un sistema o sistemas operen de acuerdo con las expectativas. Esto implica que se ha implan­tado y establecido el diseño del sistema. En este contexto, el mejorar el sistema se refiere a trazar las causas de desviaciones de las normas operantes establecidas o a investigar cómo puede hacerse para que el sistema produzca mejores resultados -resultados que se acerquen al logro de los objetivos de diseño. Como antes, no se cuestiona el concepto de diseño. Los problemas principales por resolverse son:

1. El sistema no satisface los objetivos establecidos.

2. El sistema no proporciona los resultados predichos.

3. El sistema no opera como se planeo inicialmente.

Para resolver estos problemas y mejorar la operación de sistemas generalmente se sigue un procedimiento definido que puede ilustrarse mediante ejemplos. Se encuentra poco usual cuando un auto no acelera apropiadamente debido a que tene­mos una muy Buena idea de lo que una aceleración normal debiera ser. Buscamos las razones o explicaciones para la diferencia entre la operación real y la esperada. El auto no satisface las especificaciones u objetivos de diseño, no proporciona los resultados predichos y no opera como lo planeo  originalmente el fabricante. En cierta forma, el mismo razonamiento se aplica cuando encontramos que un niño pierde el apetito en las horas de comida. Inmediatamente buscamos una explicación para esta conducta no prevista.

El mejorar la operación del sistema, ya sea un auto o un niño, involucra deter­minar las razones de las desviaciones no esperadas. Esto implica la existencia ante­rior de un plan, una especificación, un estándar o una norma de cómo debe operar el sistema, contra el cual puede compararse el funcionamiento real.

Generalmente cuando se nos presenta un problema de mejorar sistemas, pri­mero definimos el problema, un paso que incluye el delimitar el alcance de nuestra investigación. Describimos cuidadosamente la naturaleza del sistema e identificamos sus subsistemas componentes. Para el automóvil, este procedimiento consiste en tratar de localizar las causas posibles del problema. ¿Podría causar la no aceleración un carburador sucio o una gasolina de bajo octanaje? Aquí, los dos posibles subsis­temas que deben investigarse son el subsistema mecánico (el carburador y equipo auxiliar) y el sistema de combustible (la gasolina, sus componentes y aditivos). Para el niño, la falta de apetito debe atribuirse tentativamente a dos causas posibles: haber comido entre comidas (el sistema digestivo del niño, como un subsistema corn­ponente), o un posible virus (el sistema circulatorio del niño como otro subsistema).

Una vez que se ha definido el sistema y encontramos sus subsistemas compo­nentes, se procede mediante un análisis a buscar elementos que pueden proporcionar posibles respuestas a nuestras preguntas.

Partiendo de los hechos conocidos, procedemos por deducción a sacar algunas conclusiones tentativas. Para el auto, podemos descartar el carburador debido a que después de una investigación posterior de ese subsistema particular, encontramos que la maquina ha sido "afinada". Por tanto, limitamos nuestra investigaci6n al subsistema de gasolina e investigamos que clase de gasolina se compro la última vez. La investigación sobre la falta de apetito del niño, nos conducirá a formular pre­guntas adicionales acerca de sus hábitos de alimentación, para probar la validez de la hipótesis que su falta de hambre es debida a que come entre comidas. Si establece­mos que el niño no comió nada desde el desayuno, se rechaza la hipótesis de los bocadillos. La siguiente prueba debe tomar en cuenta su temperatura, por la cual podemos deducir que, de hecho, su enfermedad es más seria. El mejoramiento de sistemas, como una metodología de cambio, se caracteriza por los siguientes pasos:

1.  Se define el problema e identifican el sistema y subsistemas componentes.

2.  Los estados, condiciones o conductas actuales del sistema se determinan mediante observación.

3.  Se comparan las condiciones reales y esperadas de los sistemas, a fin de de­terminar el grado de desviación.

4.  Se hipotetizan las razones de esta desviación de acuerdo con los limites de los subsistemas componentes.

5.  Se sacan conclusiones de los hechos conocidos, mediante un proceso de deducción y se desintegra el gran problema en subproblemas mediante un proceso de reducción.

Notamos que los pasos que se acaban de mencionar involucran el paradigma de ciencia, que debe su origen a la aplicación del método científico a los problemas de la vida diaria y que llamamos método o enfoque analítico. Estos pasos están funda­mentados en una larga tradición de investigación científica, en particular al pertene­cer esta a las ciencias físicas. Es importante mencionar que el mejoramiento de siste­mas cuando se ve en este contexto procede por introspección; es decir, vamos hacia el interior del sistema y hacia sus elementos y concluimos que la solución de los pro­blemas de un sistema se encuentra dentro de sus límites.

El mejoramiento del sistema se refiere estrictamente a los problemas de opera­ción y se considera que el mal funcionamiento es causado por defectos del contenido o sustancia y asignable a causas especificas, no se cuestiona la función, propósito, estructura y proceso de los sistemas de interfaz. Como una metodología de cambio, el mejoramiento de sistemas ofrece elecciones muy limitadas. Se fomenta el enfoque por el cual se adoptan las soluciones "próximas" para problemas de sistemas com­plejos. Soluciones "próximas" significa que los aspectos innovador y creativo están descartados a favor de soluciones donde solo pequeños cambios o incrementos de las posiciones actualmente sostenidas, son animados o permitidos, a fin de evitar "-hacer zozobrar el barco" .

Aunque se usa ampliamente en sus diferentes formas, sin embargo, el mejora­miento de sistemas tiene muchos defectos. Esta acusación contra el mejoramiento de sistemas no debe tomarse a la ligera como si se pensara que no nos interesa en lo per­sonal. En uno u otro momento todos tendemos a utilizar este enfoque para resolver problemas. Es natural adoptar los métodos de mejoramiento de sistemas, dada nuestra educación técnica y nuestro antecedente científico. En una etapa en que se acentúan los logros de la ciencia, en particular los de las ciencias físicas, hemos aprendido a referirnos al método científico y al enfoque analítico como infalibles. Ahora nos damos cuenta que la política de investigación para el mejoramiento en los sistemas, como se concibió por el mejoramiento de sistemas, tiene limitaciones inhe­rentes.

Bibliografía:

Teoría general de sistemas

John P- Van Gigh

Págs. 17-19